I Newsec Property Asset Management tager vi beskyttelsen af personoplysninger alvorligt, og vi har derfor vedtaget denne persondatapolitik.

I forbindelse med vores ejendomsadministration, foreningsadministration, selskabsadministration, ejendomsprojekter mv. har vi fokus på, om vores ydelser vil omfatte indsamling og behandling af oplysninger om identificerede eller identificerbare fysiske personer, altså personoplysninger. Vi kigger på bl.a. karakteren og omfanget af personoplysninger, kategorier af registrerede personer, selve behandlingen af person-oplysninger og formålet hermed, samt hvordan den danske persondatalovgivning opfyldes bedst muligt.

Vi indsamler og behandler derfor kun personoplysninger, der er tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til et lovligt fastsat formål, og vi prioriterer at minimere mængden af personoplysninger. Vi kan dog også være forpligtet i henhold til dansk ret til at indsamle og behandle visse personoplysninger.

Vores indsamling og behandling af personoplysninger sker udelukkende i henhold til en kontrakt, et samtykke, en retlig forpligtelse eller grundet andre legitime interesser, og i forbindelse med indsamlingen oplyser vi de registrerede personer herom, bl.a. karakteren og omfanget af de indsamlede personoplysninger og formålet med behandlingen heraf. Vi kontrollerer, at de personoplysninger, som vi behandler, ikke er urigtige eller vildledende, og vi sørger for at opdatere personoplysninger løbende.

I nogle tilfælde kan vi have brug for at indhente og sammenstille personoplysninger fra tredjepart, eksempelvis offentlige myndigheder og private aktører. I så fald oplyser vi herom og indhenter samtykke hertil, medmindre de registrerede personer allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller de registrerede personers interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Vi har gennemført tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter de indsamlede personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Dette omfatter bl.a., at adgang til personoplysninger fysisk og systemmæssigt begrænses til de medarbejdere, som har et arbejdsrelateret behov for adgang hertil, og som har modtaget undervisning og instruktion i behandling af personoplysninger og er underlagt fortrolighed. Personoplysninger i fysisk form eller på bærbare datamedier opbevares aflåst, når de ikke er i brug, mens personoplysninger i digital form er beskyttet af adgangskontrol, personlige adgangskoder, backup-system samt opdaterede firewalls og antivirusbeskyttelse.  Vi har også proces for håndtering af eventuelle sikkerhedsbrud og underretning herom til vores kunder, de registrerede personer og Datatilsynet.

Som led i drift og administration af vores kunders ejendomme kan vi dele personoplysninger med samarbejdspartnere og leverandører, herunder ejendomsmæglere i forbindelse med salg af ejen-dom samt tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole. 

I tilfælde af salg af ejendom videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboel-ses- og lejeforhold, til potentielle købere. Er ejendommen omfattet af reglerne for tilbudspligt, bli-ver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens andre beboere.

Hvis der er behov for udbedring af en ejendom kan vi videregive personoplysninger til håndværkere, således at håndværkere kan koordinere og aftale et tidspunkt med beboeren ift. udbedring. 

Hvis du bor i en ejendom, hvor der er etableret en beboerrepræsentation, er vi forpligtet til at vide-regive relevante oplysninger om lejerne og lejemålene til beboerrepræsentationen. 

English

Lejekontakter skal fremvises i huslejenævnssager til brug som sammenligningslejemål, og lejekon-trakter kan derfor i den forbindelse blive videregivet i anonymiseret form til huslejenævn, som i vis-se tilfælde dog skal besigtige lejemålene, og til eksterne advokater i en huslejenævnssag.

Bliver en ejendom solgt, således at Newsec ikke længere skal administrere ejendommen, videregi-ves relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til den nye admini-strator. 

Når vi deler personoplysninger med vores leverandører / (under)databehandlere, sker det i medfør af Persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f), fordi Newsec har en legitim interesse i at varetage eller optimere sin drift og administration, og kun hvor det er vurderet, at denne legitime interesse ikke overskrides af datasubjektets interesser eller rettigheder. Sådan deling sker kun på betingelse af, at vi først har indgået en (under)databehandleraftale med den pågældende (un-der)databehandler, og at de udelukkende behandler personoplysningerne under samme formål og betingelser, herunder efterlevelse af vores persondatapolitikker og sikkerhedskrav, som Newsecs egen behandling af personoplysningerne skal overholde. 

Vi overfører ikke personoplysninger til behandling uden for EU og EØS eller til en international organisation, medmindre der foreligger et lovligt overførselsgrundlag, og i så fald vil der ske orientering herom forinden overførslen.

Såfremt vi får behov for at anvende personoplysninger til et andet formål end det, som personoplysningerne oprindeligt er indsamlet til, oplyser vi de registrerede personer herom og indhenter eventuelt pligtigt samtykke. Vi vurderer i denne sammenhæng også, om brugen af personoplysningerne til det nye formål kan have negative konsekvenser for de registrerede personer.

Vi sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til indsamlingen og behandlingen af de pågældende personoplysninger. Opbevaringsperioden kan derfor variere afhængig af det pågældende formål, og kriterierne for sletning omfatter bl.a., hvor længe vi skal bruge de personlige oplysninger for at opfylde de kontraktmæssige forpligtelser, og om vi er underlagt en forpligtelse til at opbevare oplysningerne i en vis periode i henhold til dansk ret. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure.

For nærmere oplysning om reglerne for behandling af personoplysninger kan vi henvise til den danske persondatalovgivning og Datatilsynets hjemmeside samt:

• Newsec Property Asset Managements persondatapolitik for kunder
• Newsec Property Asset Managements persondatapolitik for lejere
• Newsec Property Asset Managements persondatapolitik for eksterne ejendomsfunktionærer
• Newsec Property Asset Managements politik vedrørende registreredes rettigheder
• Newsec Property Asset Managements persondatapolitik til ekstern brug i forbindelse med markedsføring
• Newsec's cookiepolitik

Den hurtige udvikling vedrørende brugen af personoplysninger betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre nærværende politik.

Du kan kontakte Newsec vedrørende vores indsamling og behandling af personoplysninger ved at skrive til persondata@newsec.dk.